Het bedrijf Xilloc heeft in 2021 een doorstart gemaakt waarbij de eerste aandacht uitging vanuit medische regelgeving naar het kwaliteitsmanagementsysteem en de verkoop. Vanwege de MDR Medical Device Regulation moet Xilloc aan hoge kwaliteitseisen voldoen, zo ook op IT-gebied. Xilloc gebruikt diverse systemen. De vraag die speelt is of de huidige IT-infrastructuur schaalbaar en toekomstproof is. Daarnaast heerst het gevoel dat bepaalde IT-processen efficiënter/optimaler ingericht kunnen worden.

Via LinkedIn kwam Xilloc bij Klikopmorgen terecht, Milko kende LIOF dus heeft daar een coach benaderd die contact gelegd heeft met een van de experts binnen het netwerk. Lisan van Emmerik en collega Fokert Wolfs van SkyClear hebben Xilloc ondersteund tijdens het project.

Het uiteindelijke doel van het project was het vereenvoudigen en professionaliseren van de huidige IT-structuur.

Integratie en overzicht

Door middel van een inventarisatie en interviews heeft SkyClear een beeld gekregen van de IT-structuur, de systemen en data. Vanuit een risicoanalyse van belangrijkste systemen en applicaties heeft SkyClear een gedegen en toekomstgericht advies neergezet voor de professionalisering van het IT-landschap en de onderliggende processen.

De belangrijkste aanbevelingen van SkyClear zijn de migratie van het open source ERP-systeem Odoo 15 naar Odoo 18, het uitbreiden van haar functionaliteiten en integratie van diverse losse systemen zoals het online orderportaal MedX en de managementinformatie binnen dit ERP-platform. Daarnaast zal in de toekomst Xilloc een nieuwe website bouwen en hosten binnen Odoo. Een bijkomstig voordeel is dat door de koppeling tussen de systemen de hoeveelheid repeterende werkzaamheden sterk teruggebracht worden. Veel handmatige zaken zullen naar de toekomst toe volledig zijn geautomatiseerd zodat de foutkans aanzienlijk omlaag gaat en dit tevens tijdwinst oplevert.

Vervolgstappen

Vanuit het advies heeft Xilloc een roadmap gekregen met een tijdlijn en de stappen die nodig zijn om hun doelen te bereiken. Naast de uitfasering van het online ordersysteem MedX en implementatie van de portal zelf, zullen ook meer functionaliteiten toegevoegd worden zoals logistiek, de website en betere dashboards. Xilloc is uitermate tevreden over het project en de inzet van de expert. Directeur Milko Wijckmans is daarnaast blij verrast een partij te treffen die voor een (toekomstig) IT-project een ‘fixed price’ wil afgeven.

‍